项目问题时有发生，想让项目获得成功，项目经理需要有一个计划来快速有效地应对任何出现的问题。这是最佳实践问题管理过程的一部分，更是良好项目管理的核心本质。

项目问题的四种类型

任何事情都可能成为项目过程中影响项目计划的问题。项目中的问题管理从定义活动和业务规则的计划开始，以管理和控制项目期间出现的问题。

项目问题管理的第一件事是识别问题，有以下四类：

● 重大问题：可能阻碍项目进展或顺利完成的问题，需要立即关注。
● 机会：并非所有问题都是坏事，有些问题可以提供无法预料的机会。
● 关注：不是重大问题，但是需要保持关注，因为它可能发展成需要关注的事情。
● 趋势：另一个可能成为关注点或重大问题的趋势发展的问题。

这些问题的一些例子是供应商的员工问题、技术故障、材料短缺或延误以及超级成功的促销。

项目问题管理的8个步骤

管理项目问题需要一个过程和计划来实施策略。以下8个步骤将帮助项目经理建立一个框架来控制项目中出现的问题。

1. 创建协作文档并登记

开始的唯一方法是确定问题，并将其收集在一份文档中，这样项目经理就可以开始回应并跟踪解决这些问题的进展。理想情况是在线创建一个协作文档。以同样的方式，项目经理可以管理风险或变化，通过在日志或登记册中跟踪它们来管理问题。如果没有一个流程或工具来报告问题，它就会在项目的混乱中丢失。同时，项目经理需要报告问题并通知其他人，以便其他人能够确认问题是否仍然存在。

2. 及时沟通报告给相关人

如果项目经理允许报告滞后，那么将失去在问题变得太大、无法解决或需要更多资源以致成为项目破坏者之前解决问题的机会。沟通是关键的，必须开放渠道，以尽可能快地将信息传递给解决问题的人。及时报告后，最好及时解决。

3. 记录问题并以日志存档

确保人们知道谁可以记录问题，并且他们会这样做。如果没有人记录问题，那么问题就有可能漏掉。你要保持问题过程的详细记录，即使是一些微不足道的细节，但可能是解决问题的关键。另外，日志还提供了供将来使用的存档工具。

4. 指派行动，明确责任

问责制是问题管理的关键。在行动旁边写上名字，这样就有了明确的责任界定。只有明确了所有权，有了负责识别、跟踪和关闭该问题的人，问题才能得到解决。项目经理需要有专人负责与该问题相关的所有工作，并且在问题关闭前不离开。

5.监控问题解决的进度

要知道人们是否对他们的行动项目采取了后续行动，需要定期验证问题的状态。问题的状态是判断问题是否解决的关键。如果问题已经解决，但资源仍然在不必要地工作，那么这就是另一个问题。因此必须经常通知大家，让每个人都知道这个问题的状态，防止将不需要的资源分配给问题，从而以最大的效率工作。
 
6.评估解决行动对项目的影响

界定升级规模，并确保所采取的行动得到衡量。但要适当地升级。不要把项目经理所有的资源投入到需求量小的地方，也不要制造任何不必要的障碍来阻碍项目快速恢复。

7.反复检查确定问题是否解决

确保问题经过反复检查后才被标记为“解决”。虽然问题有一个所有者，但必须有一个人在管理这个过程，这样他们才能检查工作并确保它与企业的整体项目和战略目标保持一致。

8.成功解决问题后关闭问题

问题管理的最后一步：关闭问题，即将已解决的问题从列表中移出。只有当所有问题都解决了，问题才能被关闭。

帮助问题管理的项目管理软件

如果没有项目管理软件来实时连接团队并帮助管理人员在努力解决这些问题时跟踪这些问题，问题管理就很困难。

8Manage PM是一种多功能协作和项目管理软件，兼作问题管理工具。从帮助项目经理简化工作流程和流程，到促进团队协作和提高效率，以及管理出现的任何问题，8Manage PM为项目经理提供多种好处。

● 随时了解所有活动、项目、更新和更改
● 确保你始终知道谁在处理什么任务、任务的当前状态以及应该何时完成
● 把问题链接到相关的风险，变更需求和行动
● 提供问题地图以帮助项目人员层层深入了解问题的来龙去脉
● 提供问题上报机制，所有上报的问题都会红色高亮，负责人必须及时确认并处理
● 下一层活动提出的问题会自动汇总到上一层活动和项目层
● 使用评论和通知与你的团队快速轻松地沟通，让每个人始终了解问题状态。

无论是中小型还是大型企业，项目经理一定很难跟踪所有问题并专业地管理它们。功能强大的 项目管理软件将使项目经理的工作流程更加高效，并显着提高生产力。